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第二编行政公文第四章行政公文总论.ppt

2021-02-03 06:13:45 关键词: 行政公文 公文 行政 第四章

第二编、行政公文

第四章 行政公文总论 第一节 行政公文的概念与特点 一、概述 1、公文的含义 公文是公务文书的简称,是法定的行政机关、企事业单位及社会组织在公务活动中,形成固定使用的具有法定效力和规范体式并经过一定处理程序的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。

  2、形成的基本条件: 首先,制作者必须是法定机关和社会组织,未经批准成立的任何单位或个人都不可制作和发布公文。

  其次,公务活动是最基本条件,只能在公务活动中产生并使用。

  再次,固定使用。各文种都有固定的适用范围、行文方向,各单位要根据行文内容和目的,选择相应文种来行文。

  最后,有特定体式和一定处理程序。公文从标题到签署,从正文到各种附加标记,从文面到用纸、装订、分发等,都有严格、特定的要求。公文制作、发出或者收文处理,都有特定处理程序。

  二、公文的特点 1、作者的法定性 作者不是指公文起草者或定稿者,而是指公文发布者。公文不能由任何一个作者根 据自己意图、观点、感受写作和发表,而只能由法定作者制作和发布。

  2、效力的权威性 公文是法定作者在法定范围内行使职权的表现,特别是下行公文,具有法定的权威性和约束力,有着行政领导和行政指挥作用,下级机关和收文单位必须服从和执行。这一特点是其他任何文字材料都不具备的。

  3、内容的政策性 公文负有传达、贯彻党和国家路线、方针、政策、法令、法规,处理行政事务的重要职能,其内容与党和国家的政治、政策密切相关。因此,公文内容必须符合党和国家方针、政策、法令、法规,这是公文与其它文字材料又一显著区别。

  4、程式的规定性 公文从内容到形式都有规定。在内容上,有很强的政策性、思想性和严肃性;在形式上,有特定体式,包括文种选择、行文格式、文章结构、标记等。不仅如此,党和国家还规定了文件制发和处理程序和制度,任何人不得擅自处理。

  第二节 行政公文的作用与类型 一、作用 1、法规约束作用 国家各种法规以公文形式制发,这些法规文件对经济和政治生活起着规范和约束作用。即使有些文件不直接涉及法规,但它也是国家政策、法律、法规的体现,同样对社会起规范约束作用,要求坚决贯彻执行,严格遵守。

  2、领导指导作用 各级机关的上下级关系,是一种领导与被领导关系。上级对下级所发公文,具有领导和指导作用,收文单位必须服从。有些公文要求下级机关根据本地区、本单位实际情况参照执行,这就是指导作用。

  3、宣传教育作用 公文是党和国家各项方针、政策、法律、法令的具体体现,特别是一些纲领性文件、重大政策性文件,宣传教育作用更突出。

  4、知照联系作用 各级各类机关,是国家机器的重要组成部分。公文是上下级之间、兄弟单位之间的桥梁和纽带,起着交流思想、沟通情况、商洽工作的知照联系作用。

  5、凭证依据作用 公文反映各级制发机关意图,具有法定行政效力。收文机关则以此作为进行工作、解决问题的依据和凭证。

  二、公文的类型 公文有广义和狭义之分。广义公文包括:通用公文和特定工作部门在处理专门业务工作时使用的专用公文。狭义则专指国家行政机关的通用公文。通用公文是机关、单位根据公务活动需要使用的公文,如计划、总结、大事记、办法、规定、条例。

  2000年8月24日,国务院《国家机关公文处理办法》列举13种,即命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。中共中央办公厅1996年5月3日印发《中国共产党机关公文处理条例》列出14种:决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函和会议纪要。

  公文分类约有十多种,较通用的有: 1、按公文来源划分 分为收进公文、发出公文和内部公文。

  (1)收进公文,简称收文,指别的机关制发送来传达其意图或联系工作的公文。

  (2)发出公文,简称发文,指作为传达本机关意图、制作发送给有关机关的公文。

  (3)内部公文,指由本机关制定,用以安排、管理本机关工作的公文。

  这种分法有时会发生交错或转化,如机关内部使用的通报、规章制度,有时报送上级机关备案或发给下级机关参阅,这时它既是内部公文,又是发出公文。

  2、按行文关系划分 分上行文、平行文和下行文。

  (1)上行文,指下级机关向所属上级领导机关汇报工作、请示问题或请求批准、指导等而发送的呈请性公文。

  (2)平行文,指有同一隶属关系的同级机关或不相隶属的平级机关之间,在协商问题、联系工作时的商洽性行文。

  (3)下行文,指领导机关向所属下级机关发出的指示性公文。

  3、按机密程度划分 分绝密、机密、秘密和普通公文。

  (1)绝密公文,指内容涉及党和国家核心机密,或在一定时间内必须绝对限制在一定范围内知晓的公文。

  (2)机密公文,指内容涉及党和国家及有关机关、单位重大事项或在一定时间内必须限制在一定范围内知晓的公文。

  (3)秘密公文,指内容涉及党和国家及有关单位重要事项,在一定时间内需限制在一定范围内知晓的公文。

  三种公文通常由指定专人传递、处理和保管,以保证机密的安全。

  (4)普通公文,指内容不涉及党和国家或机关单位机密,可以在机关之间使用,甚至向群众、国内外公布的公文。

  4、按办理时限要求划分 分为特急公文、紧急公文和常规公文。

  (1)特急公文,简称“特急件”,指公文所涉事情重大,办理时间要求特别紧急。

  (2)紧急公文,简称“急件”,指公文涉及重要工作、办理时间要求紧急的公文。

  两种公文一般在文件标题右上方和信封正面标出“特急件”、“急件”字样。

  (3)常规公文,简称“平件”,指按正常规定时限办理的公文。

  此外还有按公文特点和作用,分为规范性公文、指挥性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文等,但作用也有交叉,如会议纪要上报下发时,也有知照性、报请性功能。

  第三节、行政公文的格式 外观形式用A4纸,左侧装订。内在结构是: 一、眉首 眉首由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等组成。

  1、公文份数序号。指印制时每份公文的顺序编号。一般用七位阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行。行政公文份号只适用于密级较高或需要如数收回的公文。

  2、秘密等级和保密期限。

  3、紧急程度。分为“特急”、“急件”两种。电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”等字样。

  4、发文机关标识。由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成;对一些特定公文可只标识发文机关全称或规范化简称。

  5、发文字号。发文机关编的文件序号,便于公文登记、分类、保存和查询,由发文机关代字、年份和序号组成,居中标注于文件名称下方,如“国发[2002]2号”。

  标注发文字号的不规范现象有:  

缺环节,如把三部分变成两部分,只写(2010)2号。

  顺序颠倒,如(2010)×府通×号 位置不当,如无版头的把发文字号标于标题下方。

  写作不规范,如年份用圆括号,不写全称,滥用“第”字或加“0”字,机关代字含义不准确或滥用“字”字等。

  6、签发人。即代表机关最后审核并批准公文生效的领导人姓名。上报公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。

二、主体 主体是公文主要写作部分,包括公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件等部分。

   1、标题。标准式标题应准确简要地概括公文主要内容并标明文类,一般由发文机关、事由和文种三要素组成,如×县关于×事的请示。

  两种特殊形式标题: 双项式由发文机关和文种,或事由和文种两项组成,如《中华人民共和国主席令》。

  转文式即被批转或转发文件标题和文种组成,如《国务院批转×委关于建立××协会的通知》。

  标题的要求:传神、显性、好记、便用。

  标题的不规范现象有: 事由不准确,如《关于职工岗位培训的报告》,缺“加强”。

  事由不简要,如《转发××通知的通知》,应直接在转发后加发文机关并去掉“的通知”。

  文种不正确,如《关于处理学生退学后有关问题》,应加“的请示”。

  2、主送机关。指公文主要受理机关,即负责承办、贯彻执行、答复的收文机关。

  主送机关要求使用全称或规范化简称、统称。在标题下空1行,左侧顶格标识,回行时仍顶格,最后一个主送机关后加冒号。

  主送机关一般有两种情况: (1)下行公文,如是普发,主送机关可以是多个,但必须是同一级别。

  (2)上行文,一般只有一个主送机关,不可多头主送,以免责任不明。如需同时报送另一上级机关,可采取抄送形式。

  3、正文。公文核心部分。主送机关名称下1行,每自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不回行。不同文种的公文正文写法、要求不同。正文总的要求:符合党和国家法规、政策,内容正确,实事求是,文字简练,合乎文法,逻辑严密,文理通顺。

  通常写法:因据、发文目的、说明有关事项或提出某项主张,最后是得体的结语。

  4、附件。只适用于有附件的公文,用于说明附属在公文正件之后的有关文字材料的名称、件数和顺序号等。如有附件说明,在正文下空1行左空2字标识“附件”,后标冒号和名称。附件如有序号应使用阿拉伯数码(如“附件:1、××”);附件名称后不加标点符号。

  5、发文机关与印章。写在离正文3-4行的右下方,头一字置于公文用纸的1/2处,末字靠右空1-2格。文头或标题有发文机关的可省去,只盖印。除“会议纪要”或以电报形式发出外,应当加盖印章。联合上报的公文,由主办机关盖印章;联合下发的公文,发文机关都应盖印章。印章与公文正文必须同处一页,不得采取“此页无正文”的处理方式。

  6、成文日期。表明公文开始正式发挥效用的时间,以机关负责人签发日期为准;联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准;经过会议通过的,以会议通过日期为准。成文日期必须用汉字将年、月、日标全,“零”写成“○”。

  7、附注。指公文传达范围、使用范围的规定及应当说明的其他事项。如“请示”应在附注处注明联系人姓名和电话。公文如有附注,在成文日期和印章之下居左空2字并加圆括号。

  8、附件。附属于公文正文的其他公文或文字材料,是公文重要组成部分。有附件的公文在正文后有附件说明。

  常见附件有两种:一种是公文正文很短,只起批准、发布、印发、转发、批转作用,公文主要内容是附件,如公布令,转发、批转性通知;另一种是补充说明公文正文的文字图表或数据材料等。公文附件和正文有同等效力。附件与公文正文一起装订,在附件左上角第1行顶格标志“附件”。

  三、文尾 版记包括阅读范围、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分。

  1、阅读范围。如“此件发至县团级” 2、主题词。是公文主要内容的标准化概括,便于公文立卷归档,《办法》要求行政公文标注主题词。主题词主要依据《国家公文主题词表》,一般3-5个,最后一个 词必须说明文种。主题词用3号黑体字居左顶格标识,后标冒号,主题词词目用3号小标宋体字标识,词目之间空1字,不用标点。

  3、抄送机关。指除主送机关外需要执行或需要协助承办或需要知晓公文内容的其他机关,应当使用全称或规范化简称、统称。在主题词下1行,左右各空1字标识“抄送”,后标冒号;抄送机关之间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。

  4、印发机关、日期、份数。印发机关指负责制发公文的办公部门;印发日期指公文印制的时间。印发机关和印发日期位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置;印发机关居左空1字,印发日期居右空1字。印发日期以付印日期为准,用阿拉伯数码标识,份数在印发机关右下侧注明。

  第四节、公文的撰写与审核修改 一、撰写公文的基本要求 1、明确目的 2、符合政策 3、注重实效 4、讲究科学 二、公文的撰写 1、精心构思:定主题、搭架子、选材料。

  2、列出提纲:提纲写详细,围绕中心,列出观点、材料、次序。

  3、认真修改:一是分清界限,包括点和面的关系、成绩和缺点的界限;二是掌握好角度和分寸;三是详略得当;四是观点和材料统一;五是文字简练。

  三、公文的审核修改 需考虑以下几点: 1、是否需要行文、用什么名义行文 2、内容是否合符政策法规 3、措施和办法是否具体明确、切实可行。

  4、内容涉及部门是否需协调,意见一致。

  5、公文格式是否符合要求。

  思考与练习 一、填空题 1、《国家行政机关公文处理办法》规定的公文种类有---、---、---、---、---、---、---、 ---、---、---、---、---、---。

  2、正式公文必须有特定格式,文头部分包括---、---、---、---、---、---。行文部分包括---、---、---、---、---、---;文尾部分包括---、---、---、---、---、---。

  二、单选题 1、市教育局给市卫生局发商调函,属于 A、上行文 B、下行文 C、平行文 2、受双重领导的机关上报公文应写明: A、两个主送机关 B、只写主送机关 C、既写主送机关,又写抄送机关。

  3、公文的成文时间的正确写法是: A、2010年4月6日B、二0一0年四月六日 C、2010年四月六日 4、公文的发文字号正确的标法是: A、成办发[2009]3号B、成办发[09]3号 C、 [2009]成办发3号 5、上报公文的签发人姓名应写在: A、发文稿签发栏内B、公文落款处C、发文字号同一行右侧。

  6、主题词的标注要求是: A、应当标注B、不一定标注C、可标可不标 * * *

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